Cómo los gerentes de proyectos impactan en las organizaciones e industrias 4.0

Los gerentes de proyectos impactan a las organizaciones al:

• Centrándonos en el cliente.
• Construyendo un gran equipo.
• Fomentar las relaciones y la comunicación.
• Gestión de proyectos.
• Rompiendo barreras.

Centrándonos en el cliente

Los clientes son siempre un elemento clave para el éxito en cualquier negocio. No hay ninguna excepción a eso en el campo de la gestión de proyectos. En la gestión de proyectos, la palabra "cliente" se refiere a una persona u organización que define los requisitos del proyecto y establece pautas importantes, como el presupuesto y los plazos. En proyectos, los clientes pueden ser internos o externos. Los clientes internos son partes interesadas dentro de su organización, como la administración, los miembros del equipo del proyecto, los administradores de recursos y otros departamentos de la organización. Los clientes externos son clientes fuera de su organización, como clientes, contratistas, proveedores y consumidores.

Para entregar con éxito un proyecto, debe cumplir con los estándares del cliente. Para cumplir con los estándares del cliente, debe asegurarse de comprender claramente sus expectativas. El cliente está en el centro de un proyecto exitoso. Los gerentes de proyecto pueden agregar mucho valor al proyecto al establecer relaciones con los clientes y tomarse el tiempo para asegurarse de que el cliente sea escuchado y satisfecho con el resultado.

Hacer preguntas al cliente

Analicemos cómo puede centrarse en el cliente en un proyecto. Primero, siéntese con el cliente y pregúntele qué problema está tratando de resolver. Podría preguntarles si tienen una visión específica del resultado final que les gustaría obtener. A veces, los clientes se apoyarán en los gerentes de proyecto para encontrar la solución a su problema. Es su trabajo hacer preguntas como:

• ¿Cuál es el problema que le gustaría que le ayudáramos a resolver? Respuesta de ejemplo: El cliente quiere ayuda para desarrollar un nuevo proceso que permitiría que su empresa sea más eficiente.
• ¿Cómo está afectando el problema a su organización? Ejemplo de respuesta: El cliente afirma que está perdiendo clientes debido a sus procesos actuales ineficientes, ya que los clientes a veces reciben sus pedidos tarde.
• ¿Qué te impulsó a pedir ayuda ahora? Ejemplo de respuesta: el cliente dice que puede perder la financiación del departamento si no mejora la eficiencia.
• ¿Cuál es su esperanza del resultado de este proyecto? Ejemplo de respuesta: el cliente afirma que su objetivo final es aumentar la velocidad a la que cumplen los pedidos sin sacrificar la calidad.

Tomarse el tiempo para profundizar un poco más en el "por qué" detrás del proyecto puede ayudar a un gerente de proyecto a brindar un mejor soporte y comprender al cliente. Cuanto más comprenda los objetivos del cliente, más probabilidades tendrá de producir lo que el cliente busca.

Construyendo un gran equipo

El equipo es el mayor activo de un proyecto. Un gerente de proyecto exitoso lo sabe y se toma el tiempo para comprender las motivaciones, fortalezas y debilidades de cada persona. Los gerentes de proyecto agregan valor al proyecto al identificar el equipo adecuado para el proyecto y permitir que el equipo tenga éxito y tome decisiones.

Cuando trabajas para construir un gran equipo, debes considerar las habilidades necesarias para el proyecto, así como los recursos disponibles. Comprender los requisitos del cliente ayuda a configurar las habilidades necesarias para su equipo. Si está trabajando en un proyecto que requiere personas con experiencia médica y contrata a personas que no tienen antecedentes médicos, no importa cuán duro trabaje ese equipo, no tendrán las habilidades adecuadas para completar el proyecto. Como gerente de proyecto, debe contratar personas con las habilidades adecuadas y asegurarse de que el equipo sepa que cada individuo es valorado, confiable y apreciado. Puede demostrar cómo se siente acerca del valor del equipo permitiéndoles participar y hacer preguntas, y abordando sus necesidades lo antes posible.

Fomentar las relaciones y la comunicación

Mantener la satisfacción del cliente y formar un gran equipo son dos formas en las que usted, como gerente de proyecto, puede agregar valor a un proyecto. Ambas habilidades se construyen sobre la base de las relaciones y la comunicación. Los gerentes de proyecto que agregan más valor son los que se toman el tiempo para construir relaciones, comunicarse y tratar a los demás con consideración y respeto.

Los gerentes de proyecto pueden establecer el tono de un proyecto y construir relaciones dentro de sus equipos y con las partes interesadas. Tomarse el tiempo para comunicarse diariamente con su equipo, ver cómo lo están haciendo y preguntar si hay algo en lo que necesiten ayuda puede ser de gran ayuda para que se sientan valorados y escuchados.

Gestión de proyectos

Cuando construyes equipos, a cada persona generalmente se le asignan tareas específicas del proyecto. Una vez que se realiza cada tarea, la persona responsable de esa tarea entrega esa parte del proyecto a la siguiente persona. Los miembros de su equipo no siempre ven el panorama completo y cómo impactan a los demás en un proyecto. Un gerente de proyecto exitoso ve los impactos de cada proceso dentro del proyecto y comunica esos impactos al equipo. Esto asegura que todos los que trabajan en el proyecto comprendan el objetivo de su tarea, así como el objetivo general del producto terminado. Por ejemplo, si un diseñador gráfico que trabaja en materiales de marketing para su proyecto no comprende el objetivo general del cliente de atraer a los educadores, es posible que no pueda captar por completo la visión de la campaña. Ayudar a este miembro del equipo a comprender el panorama general les permite adaptar sus tareas para satisfacer las necesidades del objetivo final del proyecto.

La gestión de un proyecto puede ser una tarea complicada, pero si se toma el tiempo para entablar relaciones y mantener líneas abiertas de comunicación, aumentará las posibilidades de éxito del proyecto, así como la satisfacción del cliente y de los miembros de su equipo.

Rompiendo barreras

A veces, cuando pregunta por qué se está haciendo algo de determinada manera, la respuesta es: "Porque siempre lo hemos hecho de esta manera". Un gerente de proyecto agrega valor a un proyecto cuando derriba barreras, permite que su equipo innove nuevas formas de hacer las cosas y los capacita para compartir ideas. Como gerente de proyecto, debe modelar el ingenio y la colaboración, y alentar a su equipo a hacer lo mismo.

¿Cómo se pueden romper las barreras en un proyecto? Puede brindar apoyo a su equipo mientras intentan nuevos enfoques para encontrar soluciones, y puede abogar por recursos adicionales para su equipo. Si su equipo está teniendo dificultades para obtener una respuesta de otra organización, puede comunicarse con la organización usted mismo para mantener al equipo en el rumbo y el cronograma.

Conclusión clave

Ahora ha aprendido algunas de las formas en que los gerentes de proyectos pueden agregar valor a los proyectos y organizaciones de impacto. Al enfocarse en el cliente, construir un gran equipo de proyecto, fomentar las relaciones y la comunicación, administrar el proyecto y derribar barreras, puede superar obstáculos y encontrar soluciones para tener éxito.