Competencias clave: flexibilidad y manejo de la ambigüedad

Competencias clave del gestor de proyectos

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    Habilitando la toma de decisiones

    Empoderar a su equipo para que exprese sus opiniones y tome sus propias decisiones le permite manejar las tareas administrativas generales y priorizarlas en orden de importancia. Cuando permite que los miembros del equipo tengan voz en las decisiones, ayuda a fomentar un entorno de responsabilidad, rendición de cuentas y cercanía al equipo.

    Comunicarse y escalar

    Saber cómo comunicarse de manera eficaz y cuándo escalar los problemas a la gerencia es clave para que usted, su equipo y su organización se mantengan en el camino hacia el éxito. Cuando se requiera una escalada, intente acercarse a la gerencia con el problema y la posible solución o sugerencias. Esto demostrará que está tomando la iniciativa como gerente de proyecto.

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    Fuertes habilidades organizativas

    Si demuestra que es importante para usted, como líder, mantenerse organizado mediante un seguimiento y comunicaciones eficientes, su equipo hará lo mismo. Una forma de hacerlo es utilizando la abundancia de herramientas organizativas disponibles, como:

    • Software de planificación y programación (plantillas, flujos de trabajo, calendarios)
    • Herramientas de colaboración (correo electrónico, software de colaboración, paneles de control)
    • Documentación (archivos, planos, hojas de cálculo)
    • Herramientas de aseguramiento de la calidad (evaluaciones, rastreadores de productividad, informes)

    Es posible que deba probar diferentes enfoques organizativos y explorar varios métodos para determinar qué funciona mejor para usted y su equipo.

    Flexibilidad

    Todos los directores de proyectos necesitan la capacidad de adaptarse y superar los cambios y desafíos. Exploremos más a fondo por qué la flexibilidad es una habilidad de gestión de proyectos tan crítica y analicemos cómo la flexibilidad puede ayudar a preparar a su equipo para el cambio, mitigar los riesgos y manejar la ambigüedad.

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    Planificación flexible

    El cambio es inevitable y cuanto más flexible sea como director de proyecto, más éxito tendrá a lo largo de su carrera. Estas estrategias de planificación flexibles pueden ayudarlo a administrar su proyecto en momentos de imprevisibilidad:

    Evaluar las limitaciones externas.

    Al planificar su proyecto, tenga en cuenta los eventos externos, como los feriados nacionales y las vacaciones de los miembros del equipo y las bajas por enfermedad. Dejar tiempo adicional en el cronograma para estos eventos inevitables por adelantado puede ayudar a minimizar el impacto en su proyecto.

    Planifique los riesgos y desafíos.

    Si considera los riesgos que pueden ocurrir, es posible que pueda encontrar soluciones para ellos con anticipación. Por ejemplo, ¿qué pasa si alguien de su equipo se enferma o decide dejar de fumar? ¿Puede reemplazarlos dentro de la empresa? Si no es así, ¿puede contratar a un contratista independiente? Elabore una lista de personas que podrían unirse a su equipo si uno de los miembros de su equipo deja de estar disponible. También puede evaluar los riesgos observando datos históricos. Revise sus proyectos anteriores y examine los desafíos que enfrentó. Luego, evalúe si podrían ocurrir desafíos similares en este proyecto y prepárese en consecuencia.

    Considere escenarios alternativos.

    Revise todas las tareas de su proyecto y las relaciones entre ellas. Encuentre tareas que puedan “flotar”, lo que significa que un cambio en su ejecución no afectaría el éxito general del proyecto ni afectaría su cronograma. Esto puede ayudarlo a determinar dónde puede cambiar el orden de las tareas o hacer malabares con los recursos si es necesario.

    Manejo de la ambigüedad

    La ambigüedad puede ser un gran desafío en la gestión de proyectos. Los gerentes de proyecto a menudo enfrentan ambigüedad en los objetivos, requisitos, cronogramas, visión u otras áreas relacionadas con el proyecto. Su equipo buscará que usted lidere en momentos de ambigüedad y cambio, y la flexibilidad es especialmente importante durante estos casos. Aquí hay algunas formas diferentes de ayudar a su equipo a lidiar con la ambigüedad:

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    Mantenga la calma.

    En tiempos de incertidumbre, manejar la ambigüedad con gracia y aplomo ayudará a inspirar a los miembros de su equipo a hacer lo mismo.

    Expresa empatía.

    Como gerente de proyecto, es importante tratar de comprender lo que su equipo piensa y siente, especialmente en momentos de ambigüedad. Hágales saber a los miembros de su equipo que se preocupan por los desafíos que enfrentan y que están allí para apoyarlos.

    Comunique lo que sabe con claridad.

    Definir los aspectos del proyecto que están confirmados y que no cambiarán.
    Evalúe, documente y comunique cualquier suposición que haga al planificar un proyecto. Las suposiciones son necesarias en los proyectos, pero también pueden suponer un riesgo.

    Tome decisiones y cúmplalas.

    Trate de no adivinar sus decisiones frente a su equipo, ya que esto puede generar una mayor incertidumbre. Si necesita cambiar de rumbo, comuníquese claramente y explique su elección de hacerlo con su equipo.
    Confíe en la experiencia de su equipo. Aumente la claridad haciendo que todos los miembros de su equipo discutan lo que ya saben o creen que es cierto en función de sus áreas de especialización. Luego, analice lo que aún no sabe y piense en formas de recopilar más información.

    Conclusión clave

    Como gerente de proyectos, tener la flexibilidad y la capacidad para manejar la ambigüedad en un entorno comercial que cambia rápidamente le brinda una ventaja. El dominio de estas competencias, junto con la habilitación de la toma de decisiones, las habilidades de comunicación eficaz y las sólidas habilidades organizativas, le permitirá innovar y crecer como gerente y líder de proyectos.

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