Por qué fracasan los proyectos: errores de iniciación

A pesar de sus mejores esfuerzos, los proyectos aún pueden fallar. A veces, los factores que conducen al fracaso del proyecto están fuera de su control. La tecnología para completar el proyecto no está disponible, por ejemplo, o un interesado decide cambiar drásticamente los objetivos del proyecto.

Sin embargo, hay factores que pueden conducir a fallas que están más bajo su control, como no poder completar los entregables del proyecto dentro del tiempo acordado o no poder cumplir con la visión de las partes interesadas para el proyecto.

En este post, exploraremos algunas razones clave por las que los proyectos fallan y examinaremos cómo los pasos en falso durante la fase de inicio pueden llevar al fracaso del proyecto.

Expectativas poco claras

Es posible que recuerde las preguntas que debe responder al comienzo de la fase de inicio del proyecto, que incluyen:

• ¿Cuál es el objetivo final?
• ¿Cuáles son los entregables esperados y el cronograma?
• ¿Cual es el presupuesto?
• ¿Quiénes son las partes interesadas?

No tomarse el tiempo al comienzo de un proyecto para hacer preguntas esenciales, documentar decisiones y comprender el verdadero alcance del proyecto puede conducir al fracaso. Después de todo, sin direcciones, nunca podrá llegar a su destino.

Expectativas irrealistas

A todos nos gusta impresionar a nuestros gerentes, pero a veces, accidentalmente aceptamos expectativas poco realistas y preparamos nuestros proyectos para el fracaso desde el principio. Por ejemplo, si se espera que un proyecto demore dos semanas debido al nivel de detalle y esfuerzo requerido, pero tratamos de completarlo en una semana, no tendremos los recursos disponibles para cumplir con el cronograma consolidado.

Esto probablemente resultará en problemas de calidad. Es importante comprender los requisitos de un proyecto antes de aceptar cualquier fecha límite. Como mejor práctica, no se comprometa con fechas firmes al iniciar el proyecto para evitar establecer expectativas poco realistas. Tendrá más información y podrá gestionar mejor las expectativas en la fase de planificación.

Falta de comunicación

La comunicación clara es clave. Si la información no se comunica de manera oportuna, no incluye información pertinente (riesgos, decisiones tomadas, cambios de alcance, etc.) o no se envía a las partes interesadas correctas, es posible que se esté preparando para el fracaso.

Realizar un análisis de las partes interesadas y luego utilizar un gráfico RACI para comprender qué partes interesadas deben mantenerse informadas o consultadas es un gran comienzo para crear una estrategia de comunicación eficaz.

Como gerente de proyecto, no es necesario que se adapte a los estilos de comunicación únicos de todos, pero sí debe establecer expectativas sobre cómo se producirá la comunicación.

Al iniciar un proyecto, asegúrese de tomarse un tiempo para comprender las necesidades de comunicación de su equipo y las partes interesadas. A algunas personas no les gustan los correos electrónicos y preferirían tener una conversación telefónica, algunas prefieren comunicarse por escrito y otras prefieren las reuniones cara a cara.

Un sistema de comunicación sólido incorpora todos estos métodos. Establezca expectativas para su enfoque de comunicación temprano para que usted, los miembros de su equipo y las partes interesadas tengan una comprensión clara de cómo se comunicarán todos.

Falta de recursos

Los recursos incluyen a los miembros de su equipo, presupuesto y materiales. Desafortunadamente, sin una planificación adecuada, sus recursos pueden sobrecargarse o agotarse rápidamente.

A veces, los gerentes de proyecto no tienen en cuenta el hecho de que los miembros del equipo están haciendo malabares con varias tareas y es posible que no puedan dedicar el tiempo necesario para completar todas las tareas asignadas correctamente y a tiempo. O, los gerentes de proyecto pueden no darse cuenta de que se requiere un conjunto de habilidades específicas para completar ciertas tareas.

Es fundamental asegurarse de que los miembros del equipo adecuados estén disponibles en el momento adecuado.

Otro error común es calcular incorrectamente los gastos de su proyecto. Por ejemplo, imagine que tiene un presupuesto de proyecto de $ 10,000. Si su proyecto requiere $ 10,000 para materiales y también tiene que enviar e instalar esos materiales, entonces no tendrá suficiente dinero para completar su proyecto.

Aclare sus necesidades de recursos y confirme su disponibilidad con el liderazgo desde el principio para evitar retrasos o problemas más adelante en el proyecto.

Fluencia del alcance

El alcance proporciona un marco general de lo que está y no está incluido en el trabajo y los entregables del proyecto. Definir el alcance en la fase de inicio ayuda a identificar los recursos necesarios, el costo asociado con esos recursos y el cronograma requerido para completar el trabajo.

A veces, los proyectos fracasan porque el alcance del proyecto crece y los impactos en el alcance no se capturan.

Por ejemplo, imagine que recibe un proyecto que originalmente incluye tres entregables. Durante el transcurso del proyecto, una parte interesada solicita que se incluyan dos entregables adicionales, pero no se realizan cambios en el cronograma, el presupuesto o los miembros del equipo para reflejar el impacto del mayor número de entregables.

Como gerente de proyecto, cuando cambian los entregables, debe asegurarse de capturar el impacto potencial de esos cambios en el cronograma, el presupuesto y la calidad. Por eso es tan importante asegurarse de que todo esté documentado en la fase de inicio.

Tenga un plan sobre cómo manejar el arrastre del alcance si ocurre, y aclare quién tiene la autoridad para aprobar los cambios del alcance.

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