Consejos para liderar una exitosa reunión de arranque

Como recordatorio, una reunión de arranque es la primera reunión entre el equipo del proyecto, las partes interesadas y el patrocinador del proyecto al comienzo de un nuevo proyecto o una nueva fase del proyecto.

El propósito de una reunión de arranque es fundamentar a todos en una visión compartida, asegurarse de que comprendan los objetivos y el alcance del proyecto, y asegurarse de que todos estén en la misma página sobre sus roles y responsabilidades en el proyecto.

La reunión de arranque es fundamental para el éxito general de un proyecto. Reúne al equipo para alinearse con los objetivos y visiones del proyecto y prepara el proyecto para el éxito.

Esta lectura le proporcionará algunos consejos para llevar a cabo una reunión de arranque eficaz.

Mejores prácticas para la reunión de arranque

Establece el momento adecuado.

Elija un horario de reunión que funcione para todos. Tenga en cuenta las diferencias de zona horaria.

Establece la longitud correcta.

Elija la duración adecuada de la reunión: no más de una hora. No quiere perder el tiempo de la gente, pero tampoco quiere quedarse sin tiempo. Las reuniones de inicio funcionan mejor cuando primero se comparte información clave y luego se dedica el tiempo adicional a las preguntas y la formación de equipos.

Invite a las personas adecuadas.

Sea estratégico para incluir a las personas adecuadas. El objetivo es invitar a los asistentes que desempeñan un papel en el desarrollo y la ejecución del proyecto, como todos los miembros del equipo, las partes interesadas y el patrocinador del proyecto. No quiere dejar a nadie fuera, pero tampoco quiere invitar a personas que no deberían estar allí.

Designe un tomador de notas.

La discusión que tiene lugar durante la reunión es importante. Es fundamental que documente cualquier comentario, cambio o pregunta que le hagan los asistentes. Si está dirigiendo la reunión, designe a otra persona para que tome notas antes de que comience la reunión. También puede utilizar herramientas como Chorus Notetaker, Google Keep, Google Docs o Microsoft OneNote.

Establece la agenda.

Para recapitular lo que discutimos en el video, la agenda de una reunión inicial generalmente debe incluir: presentaciones, antecedentes y propósito del proyecto, objetivos y alcance del proyecto, roles y responsabilidades, el proceso de colaboración y las herramientas del proyecto, lo que viene después (expectativas y acción). ítems), y tiempo para preguntas y discusión.

Comparte la agenda.

Antes de la reunión, comparta la agenda con los asistentes por correo electrónico e identifique a los oradores para cada tema. Al enviar la agenda con anticipación, todos tendrán una idea de qué esperar, tiempo para prepararse para cualquier cosa que necesiten presentar o discutir, y tiempo para generar preguntas o ideas.

Cíñete a la agenda.

Durante las reuniones, las discusiones a veces pueden salirse del tema o tomar más tiempo de lo esperado. Como director de proyecto, es su trabajo mantener la reunión en marcha redirigiendo las discusiones a los puntos de la agenda.

Seguimiento después de la reunión.

Después de la reunión, asegúrese de enviar un resumen de la reunión con las notas de la reunión y los elementos de acción.