El papel de una oficina de gestión de proyectos - PMO

En este post, aprenderá sobre diferentes tipos de estructuras organizativas. Los gerentes de proyecto cumplen funciones clave tanto en organizaciones Classic como Matrix. Dentro de estos dos tipos de estructuras, a veces hay un grupo dedicado específicamente a la gestión de programas con la organización: la Oficina de Gestión de Proyectos. En esta lectura, discutiremos el propósito y las funciones de una Oficina de Gestión de Proyectos.

¿Qué es una PMO?

Una Oficina de Gestión de Proyectos, o PMO, es un grupo dentro de una organización que define, establece y ayuda a mantener los estándares y procesos de gestión de proyectos en toda esa organización. A menudo actúa como un centro coordinado para todos los proyectos de la organización, ayudándolos a funcionar de manera más fluida y eficiente.

Los gerentes de proyecto de una organización pueden operar dentro de la propia PMO o dentro de otros departamentos. En Google, por ejemplo, hay directores de proyectos que trabajan en una PMO centrada en la excelencia operativa, pero también hay numerosos directores de proyectos y programas en otros departamentos de la organización.

¿Cuáles son las funciones de una PMO?

Las PMO ofrecen orientación y apoyo a los gerentes de proyectos de su organización. Comparten las mejores prácticas, el estado de los proyectos y la dirección de todos los proyectos de la organización, mientras que a menudo asumen proyectos estratégicos ellos mismos. Las principales funciones de una PMO incluyen:

Planificación estratégica y gobernanza

Esta es la función más importante de una PMO. Esto implica definir los criterios del proyecto, seleccionar proyectos de acuerdo con los objetivos comerciales de la organización y luego proporcionar un caso comercial para esos proyectos a la gerencia.

Mejores prácticas

Las PMO ayudan a implementar las mejores prácticas y procesos dentro de su organización. También comparten lecciones aprendidas de proyectos exitosos anteriores. Ayudan a garantizar la coherencia entre los proyectos de su organización al proporcionar orientación sobre procesos, herramientas y métricas.

Cultura de proyecto común

Las PMO ayudan a establecer prácticas de cultura de proyectos comunes al capacitar a los empleados sobre los enfoques óptimos y las mejores prácticas. Esto ayuda a mantener las prácticas de gestión de proyectos consistentes y eficientes en toda la organización.

Administracion de recursos

Las PMO a menudo son responsables de administrar y asignar recursos, como personas y equipos, en todos los proyectos de la organización en función del presupuesto, las prioridades, los cronogramas y más. También ayudan a definir los roles y responsabilidades necesarios en cualquier proyecto. Las PMO brindan capacitación, tutoría y coaching a todos los empleados, pero a los gerentes de proyecto en particular.

Creación de documentación, archivos y herramientas del proyecto

Las PMO invierten y proporcionan plantillas, herramientas y software para ayudar a administrar proyectos. También juegan un papel importante en el mantenimiento del historial de proyectos de su organización. Una vez que se cierra un proyecto, archivan todos los documentos creados durante el proyecto para referencia futura y para capturar las lecciones aprendidas.

Conclusión clave

En resumen, los propósitos clave de una PMO incluyen: planificación estratégica y gobierno, implementación de las mejores prácticas de gestión de proyectos, establecimiento de una cultura corporativa común, gestión de recursos y creación de documentación, archivos y herramientas del proyecto. Las PMO apoyan a sus organizaciones en la gestión de una gran cantidad de proyectos y ayudan a que todos los empleados sigan trabajando en la misma dirección hacia los objetivos de la organización.